Состав ERP - системы

Для машиностроительного предприятия с числом работающих от 1 500 до 2 500 сотрудников предлагается к внедрению следующий типовой состав модулей информационной системы и минимальное число рабочих мест:

Состав модулей для конкретного предприятия может включать не все модули системы "Олимп".

Техническое обеспечение информационной системы

Для внедрения и эксплуатации ERP-системы "Олимп" на предприятии должна функционировать локальная вычислительная сеть со скоростью передачи данных не менее 100 МБит/с с выделенным сервером (2-процессорный с тактовой частотой процессоров от 1 ГГц и объемом оперативной памяти от 1 ГБайт). Для оптимального использования вычислительных мощностей сервера необходимо освободить его от прочих работ, т.е. полностью профилировать сервер, как сервер базы данных информационной системы. В случае увеличения числа рабочих мест информационной системы (свыше 50) или объема обрабатываемых данных, следует увеличить вычислительные способности сервера путем наращивания числа процессоров и объема оперативной памяти. Число процессоров сервера зависит от числа рабочих мест (запросов на обработку данных), а объем оперативной памяти - от объема хранимых и обрабатываемых данных.

В качестве рабочих станций информационной системы "Олимп" могут быть использованы персональные компьютеры, подключенные к локальной вычислительной сети, с минимальными техническими характеристиками: процессор уровня Pentium 133 МГц, ОЗУ 32 МБайт, НЖМД 1 ГБайт.

План внедрения информационной системы

Процесс внедрения информационной системы "Олимп" следует рассматривать, как серьезный проект подобный внедрению сложного технологического оборудования. В соответствии со стандартом качества ISO, для данного проекта необходимо определить цели, участников и этапы работ.

Цели проекта

Перед началом внедрения на предприятии информационной системы "Олимп" необходимо определить цели, которые должны быть достигнуты в результате проведения этих работ. Среди таких целей могут быть следующие (с конкретизацией для данного предприятия):

• повышение производительности труда исполнителей на автоматизируемых участках работы;
• снижение трудоемкости конкретных процессов за счет единого информационного пространства (исключение повторного ввода документов);
• уменьшение ошибок в учете за счет появления "прозрачности" и расширения возможностей анализа и встречных проверок информации.

Кроме перечисленных функциональных целей внедрения информационной системы, следует сформулировать информационные цели в виде списка показателей деятельности предприятия, которые руководство должно получать от системы. Примерами таких показателей могут быть: сумма складских остатков материалов и продукции, остаток средств на расчетных счетах, уровень дебиторской и кредиторской задолженности и т.д. Показатели должны предоставляться системой на любой момент времени, в том числе на текущий момент.

Цели внедрения информационной системы должны быть согласованы с высшим руководством предприятия. В идеале - именно руководство предприятия формулирует эти цели.

Наличие сформулированных целей позволяет точнее расставить приоритеты и распределить силы в процессе внедрения и объективно оценить результат по окончании внедрения.

Участники проекта

Для обеспечения эффективного взаимодействия специалистов Исполнителя и Заказчика необходимо на период проведения работ по внедрению информационной системы сформировать рабочую группу, состоящую из специалистов Исполнителя, специалистов информационной службы Заказчика и наиболее подготовленных представителей служб, вовлекаемых в информационную систему.

Этапы внедрения

Определение этапов, порядка их следования и сроков выполнения должно исходить из:

• объема работ по адаптации системы к особенностям производственных процессов на предприятии;
• сформулированных целей внедрения системы и их приоритетов;
• подготовленности исполнителей к обучению и эксплуатации информационной системы;
• обеспеченности техническими средствами.

Базовая схема внедрения информационной системы следующая:

1. Из числа специалистов ИТ определяются администраторы подсистем информационной системы (порядка 5-7 человек). Эти сотрудники будут, одновременно со специалистами Исполнителя, участвовать во всех работах на территории Заказчика, впоследствии сопровождать на предприятии информационную систему (принимать и отвечать на все вопросы от пользователей), а, при необходимости, связываться с разработчиками. Кроме администраторов подсистем необходимо назначить системного администратора, который обеспечивает доступ пользователей к системе.
2. Определяется круг данных, которые могут быть автоматически внесены в информационную систему, и алгоритм их переноса.
3. Исполнитель готовит процедуры внесения данных.
4. Исполнитель осуществляет адаптацию информационной системы в соответствии с бизнес - процессами Заказчика (данный этап осуществляется одновременно с предыдущими этапами).
5. Формируется учебно-тестовая версия информационной системы для проверки процедур внесения данных и обучения ведущих специалистов по службам, охваченным информационной системой.
6. На тестовой версии ведется обучение ведущих специалистов работе с информационной системой. В процессе обучения проверяются перенесенные данные, формируются справочные таблицы для данного предприятия.
7. Формируется рабочая версия информационной системы, выполняется перенос данных. Проводится первичная проверка перенесенных данных администраторами подсистем и ведущими специалистами.
8. Проводится обучение всех пользователей системы силами специалистов разработчика и службы ИТ предприятия.
9. Система передается в опытную эксплуатацию, которая предусматривает ввод всей необходимой для работы информации, проверку перенесенных данных и получение выходных форм для их проверки. По результатам проверки делается заключение о передаче системы в промышленную эксплуатацию.
10. Система передается в промышленную эксплуатацию. Эксплуатационное сопровождение информационной системы на территории предприятия осуществляется администраторами подсистем, разработчик обеспечивает техническую поддержку, обновление версий и телефонную (e-mail) горячую линию для консультаций.

На момент передачи информационной системы в промышленную эксплуатацию администраторы подсистем должны:

• знать все функциональные возможности подсистемы;
• разбираться в структуре данных подсистемы;
• уметь создавать отчеты в информационной системе "Олимп".

Системный администратор к этому моменту должен уметь:

• настраивать клиентское рабочее место;
• добавлять пользователей в информационной системе "Олимп", назначать им права доступа;
• обновлять версию информационной системы.

Практически не требуют выделения дополнительного времени для адаптации следующие подсистемы: "Бухгалтерский учет", "Управление персоналом" и "Материально-техническое снабжение (в части складского учета)". Эти подсистемы могут внедряться непосредственно после принятия решения о внедрении системы, определения целей и участников (этот момент будем называть началом внедрения). Модуль "Подготовка производства" может быть передан в опытную эксплуатацию через один месяц после начала внедрения. Подсистема "Договора и склад готовой продукции", модули "Планирование производства", "Учет запуска-выпуска" и "Планирование обеспечения материалами" могут быть переданы в опытную эксплуатацию через полтора - два месяца после начала внедрения. Период опытной эксплуатации определяется по замечаниям пользователей, но не должен быть менее трех месяцев (квартала).