Система электронного документооборота
Олимп - Делопроизводство

Система электронного документооборота "Олимп - Делопроизводство" предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия.

"Олимп - Делопроизводство" является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы.

Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов:

Канцелярия

Модуль "Канцелярия" позволяет вести регистрацию и последующий анализ входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов организации. После регистрации входящий документ отправляется руководителю для наложения резолюции, а затем в документооборот для того, чтобы указанные в резолюции сотрудники могли работать с этим документом на своих рабочих местах. Исходящие и внутренний документы могут поступать в канцелярию после их согласования в модуле <Электронный документооборот>. Поиск по произвольному набору атрибутов позволяет оперативно находить нужные документы. Через связывание входящих и исходящих документов может вестись анализ и история переписки с корреспондентами. В программе реализован режим сканирования документов с бумажных носителей и автоматического прикрепления электронного образа к карточке документа, режим печати адресов на конвертах и многие другие режимы, позволяющие автоматизировать труд работников канцелярии.
Система является почтовым клиентом и позволяет обмениваться документами по электронной почте без использования других почтовых программ.

Основные функции модуля:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• регистрация внутренних документов
• формирование и учет исполнения резолюции входящих документов;
• отслеживание и анализ переписки;
• анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;
• контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел;
• ведение учета корреспонденции в нескольких местах регистрации;
• отправка исходящей корреспонденции по электронной почте;
• прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов;
• поддержка электронной цифровой подписи.

Контроль исполнения

Модуль "Контроль исполнения" решает задачи контроля исполнительской дисциплины. Регистрация принятых решений с указанием текста решения, автора, срока исполнения, исполнителей и даты фактического исполнения позволяет напоминать о приближающихся сроках исполнения, получать список просроченных и исполненных решений, вести протокол переноса сроков и смены исполнителей.

Основные функции модуля:

• регистрация письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием исполнителя, контролера и срока исполнения;
• контроль исполнения поручений, учет переносов срока исполнения;
• анализ исполнительской дисциплины по сотрудникам и подразделениям;
• отслеживание исполнения документов.

Хранилище документов

Модуль "Хранилище документов" предназначен для централизованного хранения, поиска, быстрого доступа и резервного копирования большого объема разнородных документов. Структура хранилища (разделы и подразделы) создается пользователем и может оперативно изменяться в соответствии с принятыми на предприятии правилами и нормами. Гибкая система назначения прав доступа позволяет организовать работу с централизованным архивом всех сотрудников компании. Возможность доступа к хранилищу документов через WEB интерфейс позволяет обеспечить работу компании с распределенной структурой.

В программе реализована возможность создания гиперссылок в тексте документов. Это позволяет быстро создать набор взаимосвязанных документов и для перехода на нужный документ надо лишь дважды щелкнуть мышкой на гиперссылке.

Основные функции модуля:

• структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным электронным документам;
• проектирование любой удобной структуры хранилища и архива документов;
• создание резервной копии архива документов;
• Web-доступ к документам
• гибкая система разграничения доступа к документам;
• создание перекрестных ссылок между документами прямо в тексте для удобного перехода к просмотру связанного документа;
• выгрузка заданных разделов в форматах html и chm для удобного просмотра непосредственно из операционной системы;
• настройка уведомлений пользователям о появлении в указанных разделах новых документов.

Электронный документооборот

Модуль "Электронный документооборот" предназначен для автоматизации процессов создания, пересылки, согласования и передачи для хранения документов в организации. Документом может быть объект различного рода: текстовый документ, изображение, электронная таблица, структурированная запись в информационной базе данных, видеоматериал и т.д. Система интегрирована с наиболее популярным пакетом офисных программ Microsoft Office. В системе предусмотрены различные способы пересылки документа: утвержденный (заданный) маршрут, свободная маршрутизация и переписка. При задании маршрута движения документа указываются адресаты и сроки обработки документа. Обработка документа предполагает написание рецензии, возврат для доработки, отправку следующему адресату, создание сопутствующих документов. Для организации работы в подразделениях, программа предусматривает назначение адресатом соисполнителей по поступившему документу. Возможно связывание документов, т.е. создание нового документа со ссылкой на документ созданный ранее.

Удобный графический редактор позволяет формализовать процессы деятельности предприятия и иметь набор стандартных процедур для реализации того или иного процесса.

Система управления заданиями позволяет руководителю выдавать задания сотрудникам и в любой момент времени контролировать как ход исполнения этих заданий отдельными сотрудниками, так и текущую загрузку всех подразделений организации. Система настройки уведомлений обеспечивает автоматическое информирование заинтересованных сотрудников о наступлении интересующих их событий.

Основные функции модуля:

• безбумажная технология коллективной работы над документами;
• удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами;
• перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки;
• назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий;
• мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей;
• анализ движения документа;
• анализ текущей загруженности подразделений.

Управление совещаниями

Этот модуль позволяет организовать и автоматизировать процесс подготовки совещания, а также контролировать процесс исполнения решений совещаний. Журналов регистрации совещаний может быть сколько угодно, т.е. любой руководитель у себя в подразделениии может автоматизировать эти процессы. Жизненный цикл совещания может выглядеть следующим образом:

1. Подготовка (регистрация в журнале, заполнение атрибутов совещания, повестки, списка участников).
2. Согласование повестки с участниками.
3. Рассылка уведомлений участникам об утверждении повестки.
4. Заполнение протокола совещания после его проведения, назначение ответственного за исполнение решений совещания.
5. Согласование протокола с участниками.
6. Рассылка уведомлений участникам о согласовании протокола и рассылка заданий исполнителям решений совещания.
7. Контроль хода исполнения решений совещания.
8. Уведомление ответственному об исполнении всех заданий, отметка о завершении работы по совещанию.

Перечень этапов жизненного цикла совещания может быть настроен персонально для каждой организации.

Схемы движения документов

В системе реализованы следующие схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа. Кроме того, существует возможность сквозного документооборота между организациями, где используется СЭД "Олимп - Делопроизводство".

Движение входяего документа

1. Поступивший входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде, так и по электронной почте.
2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу может вводить либо непосредственно руководитель, либо регистратор документа. Если ввод осуществляет руководитель, то он может заверить свою резолюцию электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, можно создать контрольные карточки на исполнителей по документу.
4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.
5. После исполнения документ списывается в электронный архив.
6. Если на пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий и отправляется либо в бумажном виде либо непосредственно из системы по электронной почте (документ можно подписать ЭЦП).

Движение внутреннего документа

1. Автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.
2. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.
3. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.
4. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).
5. После окончания согласование конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних документов.
6. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.
7. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.

Организация сквозного документооборота между организациями.

В системе предусмотрена возможность создания сквозного документооборота между организациями, у которых установлен модуль "Канцелярия". Для функционирования этого режима необходимо, чтобы у организации имелся специальный электронный адрес для программы, через который она будет отправлять и получать сообщения. Порядок работы в этом случае следующий

1. В организации "А" заполняется карточка исходящего документа, к карточке присоединяется содержимое документа и задаются корреспонденты.
2. Документ отправляется корреспонденту в организацию "Б" по каналам электронной почты.
3. В организации "Б" документ регистрируется как входящий, при этом формируется уведомление о регистрации и отсылается в организацию "А".
4. При отметке об исполнении входящего документа в организации "Б" формируется и отсылается в организацию "А" соответствующее уведомление. При получении этого уведомления в организации "А" оно автоматически прикрепляется к соответствующему исходящему документу.
5. Если в организации "Б" в ответ на этот входящий документ создается исходящий документ и отправляется по электронной почте в организацию "В", то при отправке формируется уведомление об отправке и это уведомление отсылается в организацию "А".
6. В момент регистрации входящего документа в организации "Б" формируются уведомления о регистрации и отсылаются в организации "А" и "Б". И так далее.

Таким образом, каждый последующий корреспондент отсылает уведомления о регистрации всей цепочке предшествующих корреспондентов. При этом достигается прозрачность хождения документов между организациями. Любой участник цепочки может видеть, что происходило с отправленным им исходящим документом. Для придания документам юридической значимости в системе поддерживается механизм наложения электронной цифровой подписи.